Empezaremos por el amplio concepto de saber que es una sala de reuniones o sala de juntas.
Se trata de un espacio o habitación habilitada para reuniones singulares tales como las de negocios, trabajo en equipo, conferencias, formación o presentaciones. Siendo tan versátil, debemos saber a que va ir destinada nuestra sala de reuniones para poder equiparla en consecuencia y obtener el mejor resultado.
Las nuevas tendencias a la hora de reunirse: sin paredes, sin mesas, sin sillas, todo es válido para hacer la reunión más dinámica, pro activa y productiva.
Las voy a enumerar según su finalidad para crear el ambiente más favorable.
Destinada al personal de la empresa, reuniones de equipo o zona de brainstorming. Una pizarra o caballete de pie nos será muy útil a la hora de mostrar nuestras ideas.
El equipamiento básico es:
- Mesa de tamaño suficiente para los trabajadores que sean susceptibles de reunirse.
- Armario bajo para guardar el material de papelería que se necesite en la sala, y a su vez para poder colocar una cafetera.
- Sillas fijas, taburetes fijos o giratorias sin ruedas, no demasiado cómodas con o sin brazos.
- Una pantalla de proyección que a su vez haga de pizarra blanca tipo «veleda», para la explicación de conceptos e ideas.
La ubicación de los elementos debe ser lo más funcional posible, mesa rectangular con electrificación (para conectar los equipos informáticos) situada en el centro de la sala y pantalla o pizarra frente a la mesa. Debajo de la pizarra colocaremos el armario.
Si es una mesa grande de reuniones de altura estándar con sillas alrededor, dejaremos sin sillas los extremos de la mesa para no dificultar la visión a la pantalla, pizarra o proyector.
Las mesas altas para trabajar en posición de pie, son una tendencia al alza, ya que dinamizan el movimiento y la participación de los asistentes.
Las reuniones de grupos de trabajo también se pueden desarrollar de manera más informal, en sofás sin la tradicional mesa de reunión, o con una mesa baja para la documentación. Esta zona de reunión se ubica en un espacio abierto, siguiendo la tendencia del «open concept», ampliando la creatividad y la participación de los asistentes.
En muchas ocasiones recibimos a nuestros clientes directamente en la sala de reuniones, ya que nuestro despacho está lleno de documentación y no es conveniente que quede a la vista del cliente.
Por lo tanto el concepto que va a tener el cliente de nuestra empresa dependerá en gran parte de nuestra sala de juntas. Aprovecha esta oportunidad para dar una imagen de seriedad, calidad, diseño y elegancia. Utilizaremos mesas de reuniones con mayor entidad en cuanto a materiales y diseño.
La mesa recomendada dependerá del tipo de empresa: de madera con tonos oscuros, (más seria y formal), de cristal para ambientes más modernos o con estructuras cromadas dando imagen de mayor calidad.
Equipamiento:
- Mesa de reuniones ejecutiva, ocupando la mayor parte de la sala, pero dejando espacio suficiente para el acceso a cualquier zona de la mesa.
- Un par de armarios bajos cerrados con puertas de madera o puertas de cristal, donde colocar elementos decorativos o nuestros productos de mayor impacto visual.
- Sillones fijos con brazos, de base patín o giratorios con topes y sistema revolving (este sistema hace que la silla al levantarnos, gire automáticamente a su posición inicial, dejando las sillas alrededor de la mesa perfectamente colocadas).
- No olvidemos elementos decorativos imprescindibles tales como cortinas, cuadros y un lámpara colgante o iluminación en el techo, preferiblemente cálida que favorezca un ambiente más cercano y agradable.
La sala de reuniones al tratarse normalmente de la sala más grande en las oficinas, puede ser utilizada para la formación del personal. Se diferencia de la sala interna en que es más versátil gracias a las mesas movibles, que nos permiten crear grandes composiciones de mesas, aulas o para conferencia.
Equipamiento más utilizado:
- Mesas polivalentes con pies fijos o plegables para adaptarse a los asistentes.
- Sillas fijas en poliuretano para que resistan mejor el paso de los usuarios, o tapizadas en material resistente y de fácil limpieza.
- Si es para formación necesitaremos una gran pizarra en la pared, para poder colocar las mesas formando un aula.
De este modo crearemos una sala polivalente que nos permitirá crear un ambiente dinámico, tan sólo juntando o separando las mesas.
En empresas multinacionales o de gran volumen, así como organismos públicos, existen una o varias salas de reuniones.
El mobiliario en esta ocasión es el de mayor nivel, tanto para dar la mejor impresión a nuestros clientes, inversores como asistentes.
Equipamiento:
- Mesa grande de madera sobre un base robusta con pedestales.
- Conjunto de armarios que vistan las paredes, con el objetivo de decorar y terminar el ambiente a juego de la mesa.
- Sillones altos y medios con brazos, confortables, de ruedas o fijos. Se utiliza en estos casos los sillones con gran acolchado y voluminosos.
La mesa, las sillas y la disposición nos preparan y predisponen antes de que de comienzo la reunión, pensemos en lo que espera nuestra visita y preparémosle con el mejor ambiente.
¿Te desagrada tu sala de reuniones y te parece poco inspiradora? ¿Te ha pasado que estás incómodo/a en tu propia sala de reuniones? Te ofrezco mi ayuda para buscar la versión que más vaya con tu actividad y estilo, no dudes en consultarme.
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